Онбординг, ведение карточки сотрудника, проведение опросов, оценка 360, индивидуальные планы развития и встречи 1:1, повышение продуктивности персонала — перед современными HR-специалистами стоит множество задач. По нашим исследованиям, 80-90% рабочего времени уходит на рутину, из-за чего замедляется достижение приоритетных целей. Неудивительно, что все больше представителей бизнеса стремится автоматизировать HR-процессы: по данным PwC, около 60% компаний использует такие IT-технологии. В этой статье мы расскажем, что такое система для HR и в чем ее ценность для предприятия.
Управление персоналом — одна из самых «рутинных» областей в ведении бизнеса. HR-специалисты вынуждены изо дня в день вручную выполнять десятки стандартных задач: от онбординга до проведения exit-опросов. По мере расширения штата сотрудников таких обязанностей становится все больше, а времени на их выполнение — меньше, что снижает производительность HR-отдела и отражается на бизнес-результатах. Еще десятилетие лет назад это можно было назвать серьезной проблемой, но сегодня, в эпоху ускоренной цифровой трансформации, есть все шансы с ней даже не столкнуться.
HR-система — это именно тот продукт цифровизации, который помогает вывести работу с персоналом на новый уровень. Как? Автоматизировав регулярные бизнес-процессы, однотипные операции и аналогичные наборы действий, выполняемые на разных этапах работы с кандидатами и сотрудниками.
Наиболее функциональным среди отраслевых продуктов является комплексное решение HRM (HRMS). Оно автоматизирует все HR-процессы, включая адаптацию персонала, оценку качества работы, поддержание коммуникаций с каждым членом команды, получение обратной связи. По сути, это CRM-система для HR, нацеленная не на привлечение и удержание клиентов, а на персонал.
Если не требуется комплексный подход к автоматизации, есть смысл обратиться к HRIS или HCM. HRIS выполняет базовые кадровые процессы (учет рабочего времени, расчет зарплаты, формирование отчетности, кадровый учет) и ряд дополнительных (управление обучением, подбор персонала и др). HCM объединяет преимущества HRIS и расширенные функции, которые позволяют руководить адаптацией, оценивать производительность, управлять отсутствиями. HRM — это более высокий уровень автоматизации, то есть HCM+.
Стоит отметить, что не всегда бизнес стремится автоматизировать целый ряд процессов. Часто малые и средние предприятия выбирают узконаправленные HR системы — программы, которые помогают оптимизировать выполнение профильных задач и установить контроль над конкретными процессами, например, ведение профилей сотрудников. В целом, все зависит от функциональных возможностей ПО и их соответствия поставленным требованиям.
Так, система для автоматизации может быть полезна не только для HR-специалистов. Это ценный инструмент для руководителей, которые стремятся отслеживать эффективность работы сотрудников в режиме реального времени. Кроме того, ее могут использовать команды и сами сотрудники, желающие быть в курсе предстоящих событий и мониторить достижение целей. Рассмотрим подробнее, какие задачи бизнеса способна упростить система.
Расширение штата предприятия неминуемо влечет за собой увеличение объемов бумажной работы. Перед HR-ом ставится задача провести онбординг, с одной стороны введя новичка в курс дела, а с другой — проконтролировав получение им доступа ко всем необходимым инструментам и данным. Онбординг предполагает поэтапное знакомство нового сотрудника с компанией: рабочими процессами, командой, внутренними нормами и принципами, корпоративной культурой.
По данным Sapling HR, во время онбординга новичок выполняет более 50 действий. Большинство из них связаны с документами, обучением и административными задачами. И от того, насколько грамотно организован процесс адаптации сотрудника, зависит уровень его удержания в компании. Статистика неутешительна: свыше 35% новичков увольняются спустя всего 1,5 месяца. Именно поэтому так важен последовательный подход, позволяющий избежать рутины.
Онбординг длится около 3-х месяцев и включает 5 этапов:
А теперь представим, что этот процесс можно автоматизировать, сделав более простым, прозрачным и комфортным как для нового члена команды, так и для руководства. HR-система позволяет гибко настраивать программы адаптации, назначая задачи, устанавливая дедлайны и добавляя туториалы. Кроме того, через нее можно получать уведомления о прогрессе и следить за достижениями, проводить встречи (командные и индивидуальные «1-on-1» между начальником и подчиненным), собирать отзывы через опросы и 360 ревью. В результате улучшения опыта адаптации работника более чем на 80% повышается вероятность его удержания, на 70% — производительность.
Под влиянием различных факторов, включая глобальные тренды, эпидемии, распространение нового формата работы home office, оценивать продуктивность сотрудников стало сложнее. Здесь не обойтись без системы автоматизации HR, которая открывает HR-отделу и менеджерам доступ к показателям эффективности и планам развития в режиме реального времени. Более того — в критических ситуациях, когда производительность заметно снижена, ПО автоматически отправляет предупреждения и предлагает стратегии, которые задаются заранее. Менеджеры, в свою очередь, могут оперативно реагировать на изменения, добавляя замечания и устраивая встречи 1:1 для обсуждения проблем с каждым работником лично.
HR-система помогает выявлять причины снижения KPI, например, недостаточный уровень квалификации членов команды, конфликты в коллективе, отсутствие мотиваций и т.д. Сегодня 90% компаний из списка Fortune 500 для оценивания качества работы используют оценку 360 градусов. Этот метод направлен на получение фидбека от всех, с кем взаимодействует сотрудник (руководителей, подчиненных, коллег и иногда даже клиентов), и сравнение этих данных с его самооценкой. Цель — проанализировать проблемы и возможности сотрудника, мотивировать на развитие, а также улучшить общую продуктивность за счет регулярных коммуникаций.
Мониторинг графиков отсутствий может быть весьма трудоемкой работой. Особенно, если речь идет о компании с несколькими департаментами. Исследования показывают, что сотрудник отсутствует на рабочем месте около 6 дней в году. Среди частых причин — распространенные заболевания (простуда, грипп), стресс и выгорание, травмы, необходимость ухода за детьми и пожилыми родственниками и даже низкая вовлеченность. Отсутствие сотрудника означает для компании дополнительные расходы, перенос дедлайнов, перераспределение нагрузки на персонал. HR-система позволяет отслеживать изменения в графике и оперативно принимать решения по замене специалистов.
Автоматизация управления отсутствиями полезна для:
Сотрудника: простая и быстрая отправка запроса на отпуск, больничный или выходной с добавлением документов (например, справки о состоянии здоровья), отслеживание статуса запроса, контроль остатков отпусков.
Менеджера: получение уведомлений о новых заявках и их быстрое одобрение, внесение изменений в расписание с делегированием задач другому работнику, контроль рабочего графика в реальном времени.
HR-отдела: автозаполнение и автоформатирование данных, которые часто повторяются, удобный доступ к табелям рабочего времени, точный расчет оплаты труда с учетом отпускных, больничных и сверхурочных часов.
По наблюдениям Effy, с помощью автоматизации задач leave-менеджмента реально сократить процесс работы с расписаниями на 75% и избежать ошибок в начислении специальных выплат — доплат и надбавок за сверхурочную работу.
4. Хранение данных
Одна из рутинных обязанностей HR-а — оформление личной карты сотрудника с указанием различных данных: общих (ФИО, дата рождения, адрес, гражданство, образование и предыдущие места работы, контакты), о воинском учете, профессиональном образовании за счет работодателя, карьерном росте, отпусках. Как видим, только часть сведений заполняется единожды, при приеме на работу, остальные же необходимо вовремя обновлять и актуализировать, основываясь на соответствующих приказах (о переводе, назначении и т.д).
В системе для HR все данные хранятся в единой цифровой базе, к которой имеют распределенный доступ ответственные лица (HR, топ-менеджеры, коллеги). Информацию можно вводить вручную, в т.ч. через сканирование и распознавание документов, либо импортировать из таблиц и других бизнес-систем (сведения будут обновляться автоматически при внесении изменений). В цифровом профиле удобно хранить любые типы данных (контакты, скан-копии документов, номера страховок, остатки отпусков, история вознаграждений и компенсаций и т.д). По сути, такая БД — это каталог, который систематизирует сотрудников по отделам и командам, тем самым автоматически выстраивая оргструктуру предприятия.
Для 71% руководителей вовлеченность сотрудников — важный фактор успеха бизнеса. Негативный показатель говорит о непродуктивной рабочей среде, что влечет за собой падение продаж и потерю клиентов, отражаясь на доходах. Чтобы не допустить неприятных сюрпризов, необходимо оценивать вовлеченность персонала в процесс и его удовлетворенность актуальными условиями. На регулярной основе это можно делать с помощью опросов.
Опрос — короткое исследование, состоящее из 5-10 вопросов и занимающее до 10 минут. Можно проследить четкую взаимосвязь между вовлеченностью и частотой опросов, особенно в периоды, когда компания переживает интенсивный рост или, наоборот, кризис. Около 60% работников заинтересованы в том, чтобы чаще участвовать во внутренних опросах.
Увы, но всего 21% компаний используют этот метод более 3 раз в год. А зря, ведь работать с HR-инструментами просто и удобно. Они позволяют создавать тематические опросники (опросы удовлетворенности, командная работа, scrum-активности), настраивать варианты ответов и периодичность рассылки (еженедельно или ежемесячно). По результатам можно судить о проблемах на уровне команды, отдела или всей компании. Около 50% сотрудников признаются, что не станут увольняться, если смогут регулярно давать фидбек и видеть реакцию руководства на него.
Так, HR система способна стать мощным фундаментом для развития бизнеса. Конечно, при условии его правильного выбора и грамотного использования. И мы — команда Effy — готовы помочь вам избежать ошибок. Мы подберем комплексное или профильное решение по автоматизации, адаптируем его в соответствии с вашими требованиями и внедрим в IT-инфраструктуру. Обращайтесь!
Высокий response rate на автомате
Забудьте про дни, проведенные за подготовкой аналитики
Узнайте как растет эффективность, когда все прозрачно
Все данные сотрудников под рукой у сотрудника, менеджера и HR-а
Оставьте рутинную работу с запросами в прошлом
Предоставьте сотруднику возможность действовать самостоятельно