Роль систем автоматизации в оптимизации HR-процессов

Онбординг, ведение карточки сотрудника, проведение опросов, оценка 360, индивидуальные планы развития и встречи 1:1, повышение продуктивности персонала — перед современными HR-специалистами стоит множество задач. По нашим исследованиям, 80-90% рабочего времени уходит на рутину, из-за чего замедляется достижение приоритетных целей. Неудивительно, что все больше представителей бизнеса стремится автоматизировать HR-процессы: по данным PwC, около 60% компаний использует такие IT-технологии. В этой статье мы расскажем, что такое система для HR и в чем ее ценность для предприятия. 

HR-система как эффективный инструмент управления персоналом

Управление персоналом — одна из самых «рутинных» областей в ведении бизнеса. HR-специалисты вынуждены изо дня в день вручную выполнять десятки стандартных задач: от онбординга до проведения exit-опросов. По мере расширения штата сотрудников таких обязанностей становится все больше, а времени на их выполнение — меньше, что снижает производительность HR-отдела и отражается на бизнес-результатах. Еще десятилетие лет назад это можно было назвать серьезной проблемой, но сегодня, в эпоху ускоренной цифровой трансформации, есть все шансы с ней даже не столкнуться. 
‍
HR-система — это именно тот продукт цифровизации, который помогает вывести работу с персоналом на новый уровень. Как? Автоматизировав регулярные бизнес-процессы, однотипные операции и аналогичные наборы действий, выполняемые на разных этапах работы с кандидатами и сотрудниками.
Наиболее функциональным среди отраслевых продуктов является комплексное решение HRM (HRMS). Оно автоматизирует все HR-процессы, включая адаптацию персонала, оценку качества работы, поддержание коммуникаций с каждым членом команды, получение обратной связи. По сути, это CRM-система для HR, нацеленная не на привлечение и удержание клиентов, а на персонал. 
‍
Если не требуется комплексный подход к автоматизации, есть смысл обратиться к HRIS или HCM. HRIS выполняет базовые кадровые процессы (учет рабочего времени, расчет зарплаты, формирование отчетности, кадровый учет) и ряд дополнительных (управление обучением, подбор персонала и др). HCM объединяет преимущества HRIS и расширенные функции, которые позволяют руководить адаптацией, оценивать производительность, управлять отсутствиями. HRM — это более высокий уровень автоматизации, то есть HCM+. 
‍
Стоит отметить, что не всегда бизнес стремится автоматизировать целый ряд процессов. Часто малые и средние предприятия выбирают узконаправленные HR системы — программы, которые помогают оптимизировать выполнение профильных задач и установить контроль над конкретными процессами, например, ведение профилей сотрудников. В целом, все зависит от функциональных возможностей ПО и их соответствия поставленным требованиям. 

Инструменты систем автоматизации HR:

• Цифровой профиль сотрудника. Ведение персональной карточки сотрудника, где хранятся и накапливаются важные данные о нем: должность, опыт, знания и навыки, показатели эффективности, карьерного развития и обучения, вознаграждения, рабочие коммуникации и т.д.
• График отсутствий. Доступ к информации об отсутствиях каждого из сотрудников. Указание типа (отпуск ежегодный, декретный или за свой счет, больничный, командировка, прогул), причины и даты отсутствия, добавление запланированного события в график. 
• Опросы. Создание и настройка опросов в корпоративных мессенджерах на основе шаблонов и банка вопросов, автоматические и мануальные напоминания для участников, отслеживание динамики ответов и сравнение с другими отделами. 
• Оценка 360. Проверка качества работы путем сбора обратной связи от коллег, подчиненных и руководителей с целью получить объективную информацию о навыках кандидата / сотрудника. Трекинг прогресса ревью в режиме реального времени.
• Онлайн-встречи. Организация виртуальных мероприятий для команд (и отдельных сотрудников 1:1) с целью поддержания коммуникаций, формирования связей между разными департаментами и повышения командного духа.

Так, система для автоматизации может быть полезна не только для HR-специалистов. Это ценный инструмент для руководителей, которые стремятся отслеживать эффективность работы сотрудников в режиме реального времени. Кроме того, ее могут использовать команды и сами сотрудники, желающие быть в курсе предстоящих событий и мониторить достижение целей. Рассмотрим подробнее, какие задачи бизнеса способна упростить система.

5 ключевых задач бизнеса, которые решает система HR

1. Адаптация к новым условиям

Расширение штата предприятия неминуемо влечет за собой увеличение объемов бумажной работы. Перед HR-ом ставится задача провести онбординг, с одной стороны введя новичка в курс дела, а с другой —  проконтролировав получение им доступа ко всем необходимым инструментам и данным. Онбординг предполагает поэтапное знакомство нового сотрудника с компанией: рабочими процессами, командой, внутренними нормами и принципами, корпоративной культурой. 

По данным Sapling HR, во время онбординга новичок выполняет более 50 действий. Большинство из них связаны с документами, обучением и административными задачами. И от того, насколько грамотно организован процесс адаптации сотрудника, зависит уровень его удержания в компании. Статистика неутешительна: свыше 35% новичков увольняются спустя всего 1,5 месяца. Именно поэтому так важен последовательный подход, позволяющий избежать рутины.

Онбординг длится около 3-х месяцев и включает 5 этапов:

1. Создание оптимальных рабочих условий: неделя до начала работы. Назначение даты и времени выхода нового сотрудника, знакомство с деятельностью компании, сбор документов для заключения трудового договора, подготовка стратегии адаптации и развития на следующие 2-3 месяца, организация рабочего места.
2. Введение в курс дела: первый день. Предоставление доступа ко всем ресурсам, необходимым для работы, создание корпоративной почты, добавление в чаты и отправка welcome-писем, постановка задач тимлидом.
3. Обсуждение задач и планов: первая неделя. Организация встреч с HR-менеджером, тимлидом и командой для ознакомления - специалиста с индивидуальным планом адаптации и корпоративной культурой.
4. Мониторинг развития: первый месяц. Чекинг действий, прописанных в стратегии адаптации, на 1:1 встречах, проведение пульс-опроса для получения фидбека от новичка и команды по вопросам испытательного периода.
5. Оценка потенциала и планирование: первые 3 месяца. Регулярное проведение встреч, формирование отчетности по показателям продуктивности и дальнейшего плана развития.

А теперь представим, что этот процесс можно автоматизировать, сделав более простым, прозрачным и комфортным как для нового члена команды, так и для руководства. HR-система позволяет гибко настраивать программы адаптации, назначая задачи, устанавливая дедлайны и добавляя туториалы. Кроме того, через нее можно получать уведомления о прогрессе и следить за достижениями, проводить встречи (командные и индивидуальные «1-on-1» между начальником и подчиненным), собирать отзывы через опросы и 360 ревью. В результате улучшения опыта адаптации работника более чем на 80% повышается вероятность его удержания, на 70% — производительность.

2. Контроль производительности

Под влиянием различных факторов, включая глобальные тренды, эпидемии, распространение нового формата работы home office, оценивать продуктивность сотрудников стало сложнее. Здесь не обойтись без системы автоматизации HR, которая открывает HR-отделу и менеджерам доступ к показателям эффективности и планам развития в режиме реального времени. Более того — в критических ситуациях, когда производительность заметно снижена, ПО автоматически отправляет предупреждения и предлагает стратегии, которые задаются заранее. Менеджеры, в свою очередь, могут оперативно реагировать на изменения, добавляя замечания и устраивая встречи 1:1 для обсуждения проблем с каждым работником лично. 

HR-система помогает выявлять причины снижения KPI, например, недостаточный уровень квалификации членов команды, конфликты в коллективе, отсутствие мотиваций и т.д. Сегодня 90% компаний из списка Fortune 500 для оценивания качества работы используют оценку 360 градусов. Этот метод направлен на получение фидбека от всех, с кем взаимодействует сотрудник (руководителей, подчиненных, коллег и иногда даже клиентов), и сравнение этих данных с его самооценкой. Цель — проанализировать проблемы и возможности сотрудника, мотивировать на развитие, а также улучшить общую продуктивность за счет регулярных коммуникаций. 

3. Управлением отсутствиями

Мониторинг графиков отсутствий может быть весьма трудоемкой работой. Особенно, если речь идет о компании с несколькими департаментами. Исследования показывают, что сотрудник отсутствует на рабочем месте около 6 дней в году. Среди частых причин — распространенные заболевания (простуда, грипп), стресс и выгорание, травмы, необходимость ухода за детьми и пожилыми родственниками и даже низкая вовлеченность. Отсутствие сотрудника означает для компании дополнительные расходы, перенос дедлайнов, перераспределение нагрузки на персонал. HR-система позволяет отслеживать изменения в графике и оперативно принимать решения по замене специалистов.

‍Автоматизация управления отсутствиями полезна для:

Сотрудника: простая и быстрая отправка запроса на отпуск, больничный или выходной с добавлением документов (например, справки о состоянии здоровья), отслеживание статуса запроса, контроль остатков отпусков.
Менеджера: получение уведомлений о новых заявках и их быстрое одобрение, внесение изменений в расписание с делегированием задач другому работнику, контроль рабочего графика в реальном времени.
HR-отдела: автозаполнение и автоформатирование данных, которые часто повторяются, удобный доступ к табелям рабочего времени, точный расчет оплаты труда с учетом отпускных, больничных и сверхурочных часов.

По наблюдениям Effy, с помощью автоматизации задач leave-менеджмента реально сократить процесс работы с расписаниями на 75% и избежать ошибок в начислении специальных выплат — доплат и надбавок за сверхурочную работу.

4. Хранение данных 

Одна из рутинных обязанностей HR-а — оформление личной карты сотрудника с указанием различных данных: общих (ФИО, дата рождения, адрес, гражданство, образование и предыдущие места работы, контакты), о воинском учете, профессиональном образовании за счет работодателя, карьерном росте, отпусках. Как видим, только часть сведений заполняется единожды, при приеме на работу, остальные же необходимо вовремя обновлять и актуализировать, основываясь на соответствующих приказах (о переводе, назначении и т.д).

В системе для HR все данные хранятся в единой цифровой базе, к которой имеют распределенный доступ ответственные лица (HR, топ-менеджеры, коллеги). Информацию можно вводить вручную, в т.ч. через сканирование и распознавание документов, либо импортировать из таблиц и других бизнес-систем (сведения будут обновляться автоматически при внесении изменений). В цифровом профиле удобно хранить любые типы данных (контакты, скан-копии документов, номера страховок, остатки отпусков, история вознаграждений и компенсаций и т.д). По сути, такая БД — это каталог, который систематизирует сотрудников по отделам и командам, тем самым автоматически выстраивая оргструктуру предприятия. 

5. Оценка вовлеченности и удовлетворенности

Для 71% руководителей вовлеченность сотрудников — важный фактор успеха бизнеса. Негативный показатель говорит о непродуктивной рабочей среде, что влечет за собой падение продаж и потерю клиентов, отражаясь на доходах. Чтобы не допустить неприятных сюрпризов, необходимо оценивать вовлеченность персонала в процесс и его удовлетворенность актуальными условиями. На регулярной основе это можно делать с помощью опросов. 

Опрос — короткое исследование, состоящее из 5-10 вопросов и занимающее до 10 минут. Можно проследить четкую взаимосвязь между вовлеченностью и частотой опросов, особенно в периоды, когда компания переживает интенсивный рост или, наоборот, кризис. Около 60% работников заинтересованы в том, чтобы чаще участвовать во внутренних опросах. 

Увы, но всего 21% компаний используют этот метод более 3 раз в год. А зря, ведь работать с HR-инструментами просто и удобно. Они позволяют создавать тематические опросники (опросы удовлетворенности, командная работа, scrum-активности), настраивать варианты ответов и периодичность рассылки (еженедельно или ежемесячно). По результатам можно судить о проблемах на уровне команды, отдела или всей компании. Около 50% сотрудников признаются, что не станут увольняться, если смогут регулярно давать фидбек и видеть реакцию руководства на него.

Важные результаты автоматизации HR-процессов

• устранение рутинной работы и, как следствие, освобождение времени для приоритетных задач;
• снижение вероятности некорректного заполнения документов и несвоевременного подачи ведомостей в госорганы;
• упрощение работы HR-специалистов за счет централизации всех данных и инструментов на одной платформе;
• обеспечение прозрачности задач по управлению персоналом и распределению бюджета;
• улучшение KPI благодаря быстрому реагированию на изменения в продуктивности команд и их отдельных участников.

Так, HR система способна стать мощным фундаментом для развития бизнеса. Конечно, при условии его правильного выбора и грамотного использования. И мы — команда Effy — готовы помочь вам избежать ошибок. Мы подберем комплексное или профильное решение по автоматизации, адаптируем его в соответствии с вашими требованиями и внедрим в IT-инфраструктуру. Обращайтесь!